Sistema para mercearia no celular: estoque, fiado e NFC-e sem computador

Sexta, seis e meia da tarde. Tem três pessoas na fila do caixa, uma com o pacote de arroz na mão, outra perguntando se ainda tem óleo da marca de sempre. Você olha pra prateleira e vê dois. Na planilha do computador dos fundos, que você atualizou na segunda, eram doze. O vizinho do 102 leva pão, mortadela e duas cervejas e pede pra pôr na conta. A caneta da caderneta falhou de novo.

Mercearia vende muito item pequeno, várias vezes por dia, pra gente que volta toda semana. Por isso a conta escapa rápido: o estoque mexe a cada venda, o fiado mexe a cada visita e o caixa mistura dinheiro, Pix e "acerto depois". Abaixo vai o que um sistema pra mercearia precisa resolver no balcão, como começar pelo celular sem fechar a porta e onde o Estokinho entra.

O que um sistema pra mercearia precisa ter

1. A venda baixa o estoque na hora. Vendeu o óleo, o saldo dele muda ali, no balcão. Planilha da segunda não serve pra fila de sexta.
2. Código de barras pela câmera. Quase tudo na mercearia já vem com código. Passar na câmera é mais seguro do que procurar "biscoito recheado" numa lista com a fila esperando.
3. Fiado no nome do cliente. Quem deve, quanto e o que já pagou, com a data. O fiado precisa nascer na própria venda, pra mortadela sair do estoque e entrar na conta do vizinho no mesmo toque.
4. Cobrança com o valor certo. No dia de cobrar, a mensagem vai pro WhatsApp do cliente com o saldo na tela, sem conta de cabeça antes.
5. Pix sem confusão no caixa. A venda mostra a sua chave, o dinheiro cai na sua conta e você marca que entrou.
6. NFC-e, se o contador pedir. Veja se a nota sai da própria venda e quantas cabem por mês no plano. A regra muda por estado, então confirme com o contador antes.
7. Quantos produtos cabem no plano. Mercearia tem muito item. Faça a conta antes de escolher o sistema.

Como começar sem fechar a porta

1. Escolha uma prateleira. Não tente cadastrar a mercearia inteira num domingo. Comece pela prateleira que mais gira: arroz, feijão, óleo, açúcar, café.
2. Conte o que tem hoje. Item por item, só daquela prateleira. O post sobre como organizar o estoque da mercearia mostra como separar os grupos antes de contar.
3. Cadastre com o código de barras. Passe a embalagem na câmera, ponha nome, preço e quantidade. Nome que a família inteira entende: "Óleo de soja 900 ml", e não "OL-SJ".
4. Se já tem planilha, importe. Uma planilha com nome, preço e quantidade vira cadastro sem digitar tudo de novo.
5. Item sem código ganha etiqueta. Pão, frios fatiados e o que você embala na loja recebem etiqueta com código de barras antes de ir pro balcão.
6. Venda pelo celular a semana inteira. Toda venda daquela prateleira passa pelo sistema, inclusive a do vizinho que põe na conta.
7. No sábado, confira. Conte a prateleira de novo e compare com o saldo do celular. Bateu, passa pra próxima. Não bateu, procure a venda que ficou de fora.

Fiado, a parte que a mercearia não pode perder

Em mercearia de bairro, o fiado é parte do movimento. Por isso ele precisa estar no mesmo lugar da venda. Quando o vizinho do 102 leva pão e mortadela pra pagar depois, a venda vai pro nome dele, e o estoque baixa junto. Na sexta ele paga R$ 50 de uma conta de R$ 80, e o saldo de R$ 30 fica registrado com a data.

Escolha um dia fixo pra olhar quem deve há mais de uma semana. Segunda de manhã, antes de abrir, funciona pra muita loja. O método completo tá no post sobre controle de fiado para MEI.

Validade e o que fica parado

Iogurte, frios e pão têm prazo curto. Com a venda registrada, dá pra ver o que sai toda semana e o que ficou parado, antes de fazer o pedido ao fornecedor. O iogurte que sobra toda sexta pede pedido menor. O café que acaba na quarta pede mais caixas. O cuidado com prazo tá no post sobre validade e perda na mercearia.

Erros comuns

• Cadastrar tudo de uma vez. Cansa, gera erro de digitação e desanima no terceiro dia. Uma prateleira por semana chega lá.
• Vender "por fora" na hora da fila. É exatamente a venda que vai faltar na contagem de sábado.
• Nome diferente pro mesmo produto. "Arroz 5 kg" e "Arroz tipo 1 5kg" viram dois saldos errados.
• Escolher o plano sem contar os itens. Mercearia passa de 20 produtos cedo. Conte antes.

Onde o Estokinho entra

No Estokinho, a venda no PDV do celular baixa o estoque na hora. Passou o óleo no caixa, o saldo já mudou. Dá pra ler o código de barras pela câmera, imprimir etiquetas com código de barras e importar os produtos de um arquivo .xlsx ou .csv. O recibo vai pro WhatsApp do cliente por link, com os itens e o total. A venda mostra a sua chave Pix, o dinheiro cai direto na sua conta e você marca que entrou.

O fiado fica no cadastro do cliente: quem deve, quanto e o que já pagou. Na tela de fiado, o botão Cobrar abre o WhatsApp com um lembrete que já traz o saldo e o vencimento. Se o contador pedir nota, o Grátis emite 15 NFC-e por mês, depois que a loja tiver o certificado digital A1 e configurar a emissão no sistema. O passo a passo da nota tá no post sobre cupom fiscal (NFC-e) na loja pequena.

O plano Grátis não expira e não pede cartão, e vai até 20 produtos com o dono no balcão. Dá pra começar pela prateleira que mais gira. Quando a mercearia passar disso, o Pro sai por R$ 29,90 por mês, sem fidelidade, com produtos ilimitados e o dono mais 2 colaboradores. Alertas de estoque baixo e relatórios do mês com mais detalhe também ficam no Pro.

Cadastre a prateleira do arroz e do óleo esta semana e compare a contagem de sábado com o saldo do celular.

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