Planilha de controle de estoque: modelo pronto e a hora de trocar por app

Segunda de manhã, antes de abrir a porta. A planilha diz que tem 12 pacotes de arroz de 5 kg. Na prateleira tem 7. Ninguém roubou nada: no sábado o movimento apertou, a venda saiu no balcão e ninguém lançou a saída. A planilha ficou parada no sábado de manhã.

Planilha de controle de estoque funciona. Muita loja começa assim, e tá certo começar assim. O que faz ela funcionar é ter as colunas certas e o hábito de lançar. Abaixo vai o modelo pronto pra montar no Excel ou no Google Planilhas, um exemplo preenchido e os sinais de que ela já não dá conta.

As colunas do modelo

Uma linha por produto. Nove colunas:

Se a loja vende roupa, o código muda por tamanho e cor. Camiseta preta M e camiseta preta G são duas linhas. Junto numa linha só, o saldo nunca fecha.

A fórmula do saldo

O saldo é a conta mais simples da planilha: o que tinha, mais o que entrou, menos o que saiu.

Coloque o saldo inicial da contagem numa coluna à parte (por exemplo, coluna J, "Contagem inicial"). Aí, na coluna do saldo, linha 2:

=J2+G2-H2

Arraste a fórmula pra baixo. Pra destacar o que tá acabando, use formatação condicional na coluna do saldo: pinte de vermelho quando o saldo for menor ou igual ao estoque mínimo (=I2<=F2).

Uma coluna a mais que ajuda: margem. =(E2-D2)/E2 mostra quanto do preço sobra depois do custo. Formate como porcentagem.

Exemplo preenchido

Uma mercearia de bairro, primeira semana do mês:

Os números são de exemplo. O que importa é a leitura: o feijão tá abaixo do mínimo e não entrou nada na semana. Esse vai no próximo pedido ao fornecedor.

Como manter a planilha viva

A planilha só mostra o que alguém lançou. Três hábitos seguram ela de pé:

1. Lance a entrada no dia que a mercadoria chega, com a nota na mão. Se deixar pra depois, a nota some na gaveta. Tem um passo a passo em como organizar a entrada de mercadoria.
2. Lance a saída no fim do dia, somando o que vendeu. Quem vende no caderno passa o caderno pra planilha antes de fechar.
3. Conte a prateleira uma vez por mês e corrija o saldo. A diferença entre o que a planilha diz e o que tem de verdade mostra onde o lançamento falha. Veja como fazer inventário rápido.

Pra escolher o número do mínimo, o post sobre estoque mínimo na loja pequena tem a conta.

Erros comuns

• Uma linha pra vários produtos. "Refrigerante" não diz se acabou a Coca de 2 litros ou a lata.
• Saldo digitado na mão. Quando alguém escreve o saldo em vez de deixar a fórmula, a conta para de bater e ninguém percebe.
• Planilha em dois lugares. Uma no computador, outra no celular do sócio. Em uma semana são duas lojas diferentes.
• Custo antigo. O fornecedor subiu o preço e a planilha continua com o custo de três meses atrás. A margem que aparece é de mentira.

Quando a planilha deixa de dar conta

A planilha aguenta bem enquanto quem vende é quem lança. Os sinais de que ela ficou pra trás:

• A saída é lançada no fim do dia, de memória, e o saldo vive errado.
• Tem mais de uma pessoa vendendo no balcão.
• O cliente pergunta se tem e você precisa ir olhar no fundo, porque a planilha não é confiável.
• O fechamento do dia virou meia hora passando caderno pro computador.
• Você vende fiado e o fiado tá num caderno separado do estoque.

O ponto em comum é um só: a venda acontece num lugar e o estoque é atualizado em outro, mais tarde. Enquanto houver esse intervalo, o saldo vai atrasar.

Da planilha pro app, sem recomeçar do zero

No Estokinho, a venda no balcão baixa o estoque na hora. Vendeu o arroz pelo celular, o saldo do arroz já mudou. Não tem lançamento de saída no fim do dia.

E a planilha que você já montou não vai pro lixo. Dá pra importar os produtos de um arquivo .xlsx ou .csv, sem cadastrar tudo na mão. O recibo vai pro WhatsApp do cliente e o fiado fica anotado no cadastro dele: quem deve, quanto e o que já pagou.

O plano Grátis custa R$ 0, vale até 20 produtos, não expira e não pede cartão. Quando a loja crescer, o Pro sai por R$ 29,90 por mês, sem fidelidade. Alertas de estoque baixo e a integração com o Mercado Livre são do Pro.

Se a sua planilha ainda dá conta, siga com ela e use o modelo acima. Se o saldo já vive atrasado, vale testar com os produtos que mais vendem.

Começar grátis e importar sua planilha